开展测绘档案归档工作应注意的问题

按照《测绘科学技术档案管理规定》（国测发〔1988〕82号）、《测绘科技档案建档管理规定》（国测发〔1993〕088号）等规章制度的要求，将基础测绘项目成果档案归档工作纳入工作计划、工作过程、工作人员的职责范围。在基础测绘项目实施、过程检查、项目验收、报（评）奖等各阶段，同步提出成果归档的要求。基础测绘项目验收时，应由测绘成果保管单位对项目成果档案的完整性、系统性、准确性进行检验，未通过归档检验的不能通过项目验收。

一、测绘档案形成范围及特点

我单位是从事港口测绘工作70年的专业测绘队伍，每年形成大量以测绘项目为主的专业测绘成果材料。测绘科研成果范围涉及海道测量、地理信息系统、制图技术研讨、最新测绘设备引进和使用、水文建站及潮汐监测、水文站管护。具有专业性强、科学性强、保密性周期长、阶段性和分散性、涉及人员多等特点。

二、开展测绘档案归档工作应注意的问题

（一）做好测绘档案业务指导工作。1.明确归档范围，收集有价值材料。测绘类档案成果内容多，包括踏勘报告、地理信息调查、设备检测结果、技术设计、技术总结、质量查验评分，成图等，以上内容作为成果类需要档案人员明确归档人员属于必归内容，材料须齐全；辅助及过程类如原始记录、计算资料、地形草图、搜集资料等按照其重要程度可选择性归档，不归档材料可作为资料单独存放以备查；测量采集数据可保存在光盘等其他介质，做好标识按照重要程度归档。在明确归档范围基础上正确区分文件材料的价值，确保重要材料应归尽归，没有遗漏。2.注重材料的联系和系统性，不可人为拆散。测绘档案形成的材料往往是由一个测绘项目、科研项目产生的，这类文件材料具有系统性和关联性，按照时间顺序和产生的先后进行排列组合，不可人为拆散组合，破坏其完整性和之间的有机联系。3.项目涉及第三方的，提前做好归档要求的布置。单位与第三方合作形成的科技文件材料，档案人员需事先做好归档要求的布置安排，具体内容包括文件材料的须齐全完整、签字盖章以及材料的移交份数、装订要求、移交时间等，档案人员应督促单位与第三方签署保密协议，防止测绘成果进行复制、传递、加工。4.明确归档要求，做好细节工作。测绘成果档案归档的科技文件材料应为原件，避免复制品，保证其原始性和真实性，重要材料可保存双套，应确保材料优良、数据准确、书写工整、文字清楚，图表清晰、不应有涂改削划痕迹。5.加强全员档案意识，重点做好项目承办人的指导。档案人员应提高全员归档意识、保密教育，重点应做好承办人的业务指导，可采取专题项目讲座、培训论坛、视频会议学习等形式召集相关人员在项目启动前、项目进行中、收尾阶段、项目鉴定验收几个节点进行指导，及时解决承办人提出的问题并运用实例进行讲解。

（二）开展测绘档案归档工作应做好以下几项工作。1.制定符合本单位特点的成果归档制度，依据开展指导工作。按照国家测绘局及地区测绘主管部门的制度要求，制定本单位的测绘档案成果管理归档制度，应具有实践性和可操作性，档案人员按照制度和标准开展业务指导，并严格贯彻执行，防止标准不一、规范不明确、操作流程不清楚。2.加强档案人员测绘业务素质提高，保密意识强。作为业务指导的主体，加强档案人员的测绘业务素质应引起本单位重视，不应把档案人员边缘化，做好这项工作是业务部门和档案人员义不容辞的责任；档案人员应主动学习相关业务知识，为提供指导做好准备。涉密测绘成果档案的归档、管理和使用应按照国家测绘局及上级测绘主管部门下达的规章制度严格操作，增强保密意识，确保测绘成果安全。3.科学利用档案管理系统指导归档人员进行归档移交工作。我单位的档案管理系统为满足实际工作不断进行升级改造，已能够实现网上归档移交。传统归档方式需要承办人填写归档目录，双方履行归档手续，效率低且重复录入，在即将归档前，档案人员对所有部门统一组织培训，重点开展测绘档案归档移交讲解，充分发挥档案管理系统作用，实现归档移交手续在系统内完成，避免二次录入，提高了工作效率。

（三）归档移交后的测绘档案应由档案部门履行服务职能，尽早提供利用。履行归档手续后的测绘档案由档案部门按照永久、长期、短期三个保管期限进行划分，依据测绘档案管理制度的编号要求分类编号，做好案卷标识，确保档号标识准确清楚，实现快速检索，查找方便。测绘成果保管单位要认真履行服务职能，尽快形成可提供利用的档案成果，及时汇编测绘成果目录信息，在一定范围内发布使用。

文章来源：《地矿测绘》 网址: http://www.dkchzz.cn/qikandaodu/2020/0819/379.html